– В чём суть цифрового облака проектов? Почему его запуск так важен для системы проектного обучения?

Елена Пономарева: Запуск цифрового облака проектов – важный этап развития проектного обучения в университете. Это системная работа, особая ступень системы проектного обучения ЮУрГУ, запланированная на второй семестр. Суть облака проектов – в концентрации информационных ресурсов, снижении объема бумажной бюрократической работы, соединении всех сторон, участвующих в проекте: заказчика, работодателя, исполнителей (как руководителей, так и команд); полное предоставление справочной информации о заявленных (перспективных), текущих и выполненных проектах. Облако – это цифровая модель системы проектного образования в ЮУрГУ, отражающая процесс проектного обучения в реальном времени. В ней себя обозначают и заказчик, и исполнители проекта. Также на облаке расположена «доска объявлений», то есть заявки на вакансии. Индустриальный партнер на облаке может посмотреть, какие проекты планируются к запуску, изучить архив проектов, которые уже успешно реализованы, увидеть возможные аналоги решения своего проекта и избежать повторяемости. Для университета это своеобразный выход во внешнюю среду – к потенциальным заказчикам и работодателям; для них, в свою очередь, это возможность найти нужных специалистов, талантливых выпускников, готовые проектные команды, потенциальных партнеров, готовых реализовывать проекты в любой профессиональной области. Это прямой контакт без посредника. Облако интересно и для абитуриентов: выбирая образовательную программу, будущий студент ЮУрГУ может составить полное представление не только о предметной области, но и о профессиональных компетенциях, о стиле работы, об уникальных возможностях, которые предоставляет университет – комплексно, в качестве самостоятельной программы проектное обучение реализуется сегодня в нашем регионе только в ЮУрГУ!

Александр Шишков: Одна из основных целей облака проектов – удобство для работодателей. Пройдя по ссылке https://pr.susu.ru/, индустриальный партнер может подать заявку дистанционно с любого компьютера. Эта процедура занимает не более пяти минут. Если у работодателя есть идея проекта, нужно заполнить соответствующие поля заявки в облаке, после чего заявка регистрируется и начинается поиск команды. Главное для работодателя – обозначить, в какой именно тематике проекта он заинтересован и какой срок реализации предполагает.

Евгений Кабиольский: В чем плюс цифрового облака? У нас пропадает «привязка к человеку». Благодаря оцифровке проектного процесса, мы убираем бюрократические моменты. Теперь чтобы что-то узнать о проекте, не нужно звонить, писать, лично раздавать поручения. Руководитель проекта, ректор, проректоры могут в любое время в режиме онлайн зайти и посмотреть, что происходит в проектном обучении.

В настоящее время в облаке идет сбор заявок на программы проектного обучения на следующий год. После подачи заявки назначаются ответственные исполнители, руководители проекта с соответствующими правами. Если бы мы пошли по пути автоматизации, всё развивалось бы по-старому: печати, бланки... Сейчас все документы одновременно будут находиться в едином пространстве цифрового облака, и это действительно очень удобно!

– Как облако организовано технически?

Е.К.: С технической стороны это сайт, построенный на свободной платформе redmine. Эта система изначально создавалась для управления проектами, она бесплатна и распространяется свободно. Руководители проектов в системе ставят задачи, в облаке фиксируется вся информация, любой потенциальный заказчик заходит в облако и видит, что там происходит. Система расширяется функционально, если того потребует ее дальнейшая эксплуатация. Но пока мы сконцентрировались на том, чтобы нашим сотрудникам и внешним заказчикам было проще отправить заявку на проект. Если нагрузка на сайт существенно возрастет, будем думать над задачей расширения. Стоит отметить, что эту систему мы достаточно давно и эффективно используем в Отделе глобальных сетевых технологий ЮУрГУ, она хорошо зарекомендовала себя.

– В чём принципиальное отличие цифрового облака от раздела на сайте, посвящённого проектному обучению?

Е.К.: Облако проектов сейчас эксплуатируется в качестве активной информационной базы, соединяющей внешнего заказчика и университет, позволяющей проходить этап формирования и утверждения перспективного банка проектов, сбора информации по текущим и реализованным проектам. Ожидается, что в будущем сотрудники станут вести в цифровом облаке свои проекты.

Е.П.: Для вузовского сайта важна живая, актуальная информация, отражающая ход текущих проектов. Заявки, которые пока не приняты, может видеть ограниченный круг людей. У кураторов проектов от каждого института также есть доступ к облаку, они имеют статус наблюдателей и могут отслеживать ход подачи заявок на следующий год.

– Как организован доступ работодателей к облаку? Как часто они могут туда обращаться? Какую информацию могут получить?

Е.П.: На облаке есть инструкции и для внутренних пользователей – сотрудников, студентов ЮУрГУ, и для внешнего пользователя – работодателя. В инструкции прописана простейшая процедура регистрации и предусмотрена упрощенная, лаконичная форма заявки. Работодатели могут получить информацию о том, какие проекты уже были исполнены, какие существуют сейчас, какие планируются к запуску; кто есть кто в проекте, какие в проектном обучении существуют команды, кто является руководителем каждого проекта.

– Работодатель заходит на облако проектов и видит, что задача, которую он хотел предложить, уже решена – как ему поступить в таком случае?

А.Ш.: Работодатель может написать нам на почту (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.), что такой проект уже существует на облаке, но он заинтересован в разрешении сходной темы – и мы поможем ему установить контакт с конкретным руководителем и структурным подразделением. Либо работодатель переходит по ссылке https://pr.susu.ru/ и отправляет заявку – а менеджеры решают, какое структурное подразделение вуза подходит для реализации идеи, и помогают организовать сотрудничество структурного подразделения с внешним заказчиком.

Е.К.: Работодатели для нас – это внешние пользователи, они не зарегистрированы в «Универисе». Сторонним участникам процесса необходимо пройти процедуру регистрации на сайте. Для системы Redmine любой вошедший – пользователь, неважно, сотрудник ли он ЮУрГУ или посторонний человек. Ему назначается роль, и, как следствие, заказчик извне может как руководить проектом, так и быть наблюдателем, визионером, «ревизором», давать задания студентам.

– Доступно ли цифровое облако проектов студентам?

Е.К.: Любой студент ЮУрГУ, используя логин и пароль от личного кабинета, может зайти в цифровое облако проектов и подать заявку на участие в проекте, который ему понравился. При этом ему не надо согласовывать свое решение со структурными подразделениями вуза. Студент, желающий принять участие в проекте, и потенциальный работодатель взаимодействуют в программной среде. Так можно избежать многих бюрократических проблем. Сейчас мы вышли на финишную прямую. Вскоре я должен закончить часть с заявками тех студентов, которые хотят участвовать в проектах, имеют какие-то навыки и компетенции, но не знают куда податься. Их заявки будут расположены на облаке, и руководители проектов смогут видеть всех потенциальных участников проекта.

– Какова роль цифрового облака проектов в продвижении проектного обучения в ЮУрГУ и за его пределами, и в цифровой трансформации университета в целом?

Е.П.: В ближайшее время на облаке будет создана еще одна важная опция, которая условно называется «доска вакансий»: руководители проектов в режиме онлайн оперативно могут разместить там заявки на вакансии, необходимые в том или ином проекте, а также требования к компетенциям потенциального участника проекта: кому-то нужен программист, кому-то дизайнер, кому-то технолог.

А.Ш.: Принцип работы этой части облака таков: например, в историческом проекте Digital History возникла острая потребность в программисте, и они хотели бы пригласить его в проект. На облаке есть вакансия: в проект требуется программист. Ребята видят ее и могут на нее откликнуться. Так мы избегаем десяти посредников. Это прямое общение заказчика и исполнителей, тех, кто хочет, готов и может участвовать в проектах.

– Как будет обеспечиваться безопасность данных? Защита от злоумышленников?

Е.К.: Безопасность данных в платформе реализована через логин-пароль и назначение соответствующих ролей пользователям. Также программный код платформы Redmine находится под постоянным контролем сообщества его пользователей ввиду его открытости.

– Насколько оперативно осуществляется перенос данных в облако данных по проектам?

А.Ш.: Основные данные по текущим проектам, которые отображены на сайте ЮУрГУ, есть и в облаке. Кроме того, в нем уже сейчас размещены десятки заявок на следующий год. Часть из них одобрена. Следующий этап – рассмотрение паспортов. Мы коллегиально принимаем решение о запуске проектов с первого сентября. Срок подачи заявок – до 27 апреля, паспортов проектов – до 1 мая. В мае будут рассматриваться все паспорта проектов, после чего руководство университета примет решение о запуске новых проектов.

Е.П.: С сентября уже стартовало 32 проекта. Все они отражены в облаке. Всего цифровое облако содержит три блока: «Перспективные проекты», «Текущие проекты», «Архивированные проекты».

– Каковы первые результаты?

Е.К.: Сейчас совместно с Еленой Владимировной Пономаревой и Александром Николаевичем Шишковым занимаемся доработкой этой системы, чтобы она соответствовала критериям развития проектного обучения в университете. При цифровой трансформации мы переходим на новый способ работы. Бояться новшеств не стоит: работать в облаке очень удобно, и скоро все участники программы проектного обучения смогут в этом убедиться.

А.Ш.: Так же в свое время происходило внедрение личных кабинетов, рабочих программ. Сейчас сотрудники ЮУрГУ ими активно пользуются.

Е.П.: Сейчас перед нами стоит задача довести работу с цифровым облаком проектов до высокого качества, чтобы не требовалось длительной работы с ним, например, при подаче заявки. Цель – достичь максимальной оперативности и при этом избежать потери информации, создать современную систему, отвечающую уровню и репутации национального исследовательского университета. Облако – это зеркало очень важного процесса, которым сейчас живет ЮУрГУ. А значит, оно должно отвечать самым высоким требованиям и помогать в решении сложных задач.